Outlook郵件格式

1、80%的外企職場人每天上班要做的第一件事，就是打開電子郵箱收發郵件 。
2、70%的職場人，下班前的最後一件事是查看郵箱，確認沒有尚未處理的緊急郵件 。
3、30%的職場人，即使下班或週末在家休息，也要強迫症式地登錄公司郵箱，查有沒有漏掉緊要的任務。
4、每天必備事情，檢查自己的郵箱，是否有新的任務交代，郵箱是工作的平台，使用好郵件，遵守一些郵件溝通規範和技巧，能大大提高你的工作效率。

操作方法

（01）在職場交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間，電子郵件禮儀的一個重要方面就是節省他人時間，只把有價值的信息最快最直接的提供給需要的人。郵件基本格式如下圖：

（02）關於主題：1、一定不要空白標題。2、標題要簡短，不要讓outlook/ Foxmail無限拉長才能顯示完標題。3、標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題。4、一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理。

（03）•可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。•回覆對方郵件時，可以根據回覆內容需要更改標題，不要RE RE一大串。•郵件內容變化時（與標題漸行漸遠），應另起郵件討論。

（04）關於稱呼與問候：郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x女士”稱呼，但要把性別先搞清楚。英文郵件，稱呼英文名即可。Dear/Hi Elwin,

（05）關於郵件正文：•合理利用圖片、表格等形式來輔助闡述。對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的細緻。表情符號只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合，比如現在 :)，其他場景慎用。

（06）•Email正文要簡明扼要，行文通順。ØEmail正文應簡明扼要的説清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。 Ø正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓收件人拉滾動條才能看完郵件。

（07）•注意Email的論述語氣。Email正文應簡明扼要的説清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓收件人拉滾動條才能看完郵件。

（08）•Email正文用序號列表，條理清晰明確。Ø如果事情複雜，最好用1/2/3的目錄列出段落進行清晰明確的説明。保持每個段落簡短不宂長，切忌長篇大論。  •一次郵件交待完整信息。 最好在一次郵件中把相關信息全部説清楚，説準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人覺得不夠專業不夠嚴謹且比較浮躁

（09）•儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查。Ø這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果有英文，最好把拼寫檢查功能打開; 如果是中文，注意同音別字。  在郵件發送之前，務必自己仔細閲讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。 •合理提示重要信息。 Ø不要過多使用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閲度。加大加粗加紅

（10）關於郵件附件•如果附件是特殊格式文件，因在正文中説明打開方式，以免影響使用。•附件數目不宜過多，數目較多時應打包壓縮成一個文件。•如果附件過大，應分割成幾個小文件分別發送。

（11）關於語言選擇和漢字編碼：•只在必要的時候才使用英文郵件。•尊重對方的習慣，不主動發起英文/中文郵件。•如果對方與你的郵件往來是採用中文，請不要用英文郵件給他；如果對方發英文郵件給你，也不要用中文回覆。•如果發件人的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，會影響郵件所涉及問題的解決。•專業詞彙，可以不翻譯，保留原味。

（12）•選擇便於閲度的字號和字體。不要像下面的圖一樣，一團模糊。

（13）關於結尾簽名：•簽名信息不宜過多。•電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯繫。•引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。•不要只用一個簽名檔。 Ø對內、對私、對熟悉的客户等羣體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。可以在OUTLOOK/Foxmail中設置多個簽名檔，靈活調用。 Ø簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。