如何寫一封投訴信給公司

在生活中，有時候許多人不得不寫一封關於某些事情的投訴信。無論是你對一個公司的產品或者服務不滿意，用一封嚴厲但是又禮貌的投訴信，總是可以有雙方互贏的方式去解決問題。寫一封投訴信並不那麼複雜或者可怕—你只需要清楚的陳述事實以及禮貌的要求一個解決方案。下面是教你如何寫一封投訴信。

寫你的投訴信

（01）把你的信寄給客户服務部。當你寫一封投訴信的時候，把信寄給公司的客服部會讓你得到最大的成功概率。客服部是用來解決投訴的，你的信在那裏可以快速有效的被處理。試着找出客户服務經理或者主管的名字，然後把你的信寄給他們。以親愛的“先生，太太，小姐或者女士”加上他們的姓氏作為信的開頭。如果你不能找到他們的名字，就簡單的寫“親愛的先生或者女士”就行了。你應該可以在公司的網站，在任何的公司促銷或者廣告用品，或者產品包裝或標籤上找到客户服務部門的地址。

（02）快速進入你信的主題。在你信的首行要清楚的表明為什麼你寫這封信以及你投訴什麼。給儘可能多的相關證據，其中包括日期，時間，你購物的地點或者接受服務的地點，連同任何相關的序列號或者型號。信件的接受者應該可以在5秒內就能確定信的要點，所以不要長篇大論的去介紹。在你的開頭語之後你可以對你的現狀提供更深一步的細節或者説明，但是首句應該要儘可能簡潔的點明你的投訴。比如，你的開頭語可以這樣寫：“我寫信時為了投訴在7月15日從貴公司某某鎮第一街的銷售點買的劣質風筒。

（03）明確的表明什麼結果或者賠償可以滿足你。如果你想要換一個新的，退款，維修或者是其他的賠償方式，在第二段明確的表明出來。這可以有助於避免收到一篇通函或者其他的存票迴應，給收信者一些建議來解決這件事情。你的評論中儘可能的中肯，給出你可以繼續和這間公司進一步發展以及保持買賣關係的建議。如果你要求退款或者其他的賠償方式，在告知他們的同時，你也打算在其他地方購買同類商品，他們將沒那麼積極主動去嘗試解決問題。如果你想要這個公司去解決一個比較廣泛的問題，也要在你的信中表明出來，但是要知道這樣的事情是要花費時間的。在你首次交流的時候不要以法律訴訟作為威脅。這可能是你最終需要的解決方式，但是先把你的投訴信發出去然後等待迴應。

（04）附上證實文件的副本。這些可能包括收據，保證書，保單，你發出支票的副本，並且如果必要的話，照片或者視頻。你的信件中應該包含所有證實文件。確保你發送了所有你想要發送的證實文件“副本”，而不是原件。那樣，就可以避免重要信息的丟失或者遺漏，你也應該需要向其他人提供證據。同時要確保信中大體內容提到所包含的確切材料。比如：“請找到所附帶的原收據副本，以及風筒的保證書副本和關於序列號的信息。”

（05）給他們一個期限去解決問題。提供一個確切的期限對於你想解決的問題是有幫助的。這可以讓你自己心境平和以及有助於讓問題快速的得到解答。給出一個期限同時也有助於避免你的信被丟失或者遺忘，這會導致加深你和這間公司之間的尷尬和不滿。要確保你給出的期限是合理的。一週或者兩週通常是足夠的，不過這要根據你所要求的事情而改變。

（06）恭敬的結束信件。感謝收信人的援助，讓他們知道他們可以如何以及什麼時候可以找你解決問題。這會讓他們的工作簡單一點，從而帶給你一個更有效率的結果。如果你知道收信人的名字，以“您忠誠的”做為信的結束，或者如果你是以“先生”或者“女士”來稱呼他們，那就以“您忠實的”作為信的結尾。不要用不正式結尾辭如“最好的”，或者“你的摯愛”。

要用正確的格式和語氣

（01）要有禮貌。你也許很生氣，也有權利生氣，但是粗魯的語氣只會讓收信者採取防禦的狀態。寫一封有禮貌的信，無論如何不要用威脅，生氣或者尖酸的評論。記住，收信的那個人並不是那個對於事情有直接責任的人，他們願意響應以及幫助一個親切禮貌的顧客而不是一個憤怒指責他們的客户。記住，你所投訴的那個公司並不是有意找你的碴。大部分的公司都對客人的滿意度感興趣。把收信者看做是一個願意幫助你的人而不是充滿惡意的人會讓你更加成功。當你非常憤怒的時候不要寫信。直到你冷靜下來才寫信。或者如果你想的話，在你暴跳如雷的時候寫信，然後在你寄出去之前把它放在一邊一天或者兩天。十有八九，你會想要以不那麼衝的語氣去改寫你的信。

（02）要簡潔明瞭。客户服務代表一天可能收到好幾百的投訴信，所以你快速進入主題是很重要的，這樣在他們開始讀信的時候就可以明確的知道他們在解決什麼問題。如果你的信太長或者太詳盡，讀信的人就會有意的略過信的內容，以對確切的問題或者你想要的解決方式沒有清晰的概念而告終。避免不必要的細節或者像老太婆的裹腳布那樣又長又臭。試着把你的信件保持在一頁紙的長度，或者少於200字。

（03）要有權威性。讓你的信具有權威為你的信創造了正確的語氣以及讓對方公司知道你的投訴需要認真對待。這對於涉及到相當大的財務問題的嚴重投訴來説尤其重要。有權威性包括一系列的事情，比如，語言的使用質量，你對你的權益以及公司責任所知道的知識，此外還包括信的專業描述。這些東西都可以讓你更加具有可信度，對於你信的迴應有積極的影響。

（04）用一個清晰正確的格式去寫信。就像提到的那樣，以專業的方式去規範你的信可以直接關係到你的投訴被如何採納。其中包括你的名字，你的地址和日期在右上角，緊跟其後在左上角的位置是收信人的名字或者頭銜連同公司的地址，略高於信的主體。總是在電腦上先把信稿打出來，這可以讓它讀起來更容易，看起來更清楚。如果你必須用手寫你的信，確保你的字是清楚可以辨認的，沒有任何的劃掉的字或者墨水的污跡。在“您最忠實的，”或者“您最忠誠的”下面留下一個空白區去寫你的名字，在這裏你可以用手籤自己的名字。在這個空白區下面，你也應該打上自己的名字，這樣才可以容易讀出你的名字。保持信的整潔和間隔合適，每段的長度都差不多。

（05）檢查拼寫和語法。錯誤的拼寫和語法可能對於你的投訴的接收有消極的影響。在打印之前要確保在你的電腦上做了拼寫檢查或者有別人在你寄信之前幫你通讀檢查一遍。

跟進

（01）等待回覆直到你給的期限結束。在期限沒有到之前要保持耐心以及不要做進一步的行動。如果期限已過，你依舊沒有收到任何的回覆，你可以繼續打一個電話或者發一封電郵去查一下信件是否被收到。相信對方公司的清白總是好的。如果你依舊沒有收到你信件的任何的信息或者如果你收到了但是處理的結果讓你不滿意，你可以繼續向行政系統中的更高一級去投訴。

（02）堅定不移的沿着行政管理系統前進。如果你與客户服務主任協商失敗，試着找出行政系統中更高一級，轉而和他聯繫。你每向上一級投訴，無論是從顧客代表到管理員到主管到副總裁到總裁，都要附上你與之前一個人的信件。這可以更新給你新的公司代表並且很有可能以非訴訟的方式解決問題。在你層層向上投訴之前先向客户服務部反映你的問題，而不是直接向高層反映會好一點。這是因為客户服務部對於解決這類問題更有用，並且任何寄給總裁的信件都可能會返回到這個部門。這樣的話，客户服務部的員工就會自然而然的認為你不識相，當你是越級投訴。要知道如果你寫信給總裁或者總經理的話，在他們對於事情沒有事先的瞭解時，信需要寫得特別的清楚，簡潔，以及寫作上乘。

（03）如果你想要從事法律訴訟，找一個律師。他或者她知道該如何跟進。記住，法律訴訟是你最後的手段，以它作為信的開頭會帶來負面的影響，同時也會讓你所要求的賠償脱軌。如果你只是嚇唬一下的話還可能會倒打你一耙。

特別提示

不要咒罵。記住你想要的是賠償或者解決，而冒犯收信人不可能會達到這些效果。如果你想要用強硬的語言，就不要用被動的語氣，用直接的詞語去敍述。假設你是用“驚駭”或者甚至是“厭惡”等強烈的語氣詞，而不是僅僅説“失望”。

用手寫信的方式提交你的投訴會比發送一封電郵，傳真，或者在他們博客或網站上評論更有影響力。許多的公司對於正式的手寫投訴信有較高的優先權。

要確保你的信中有你的名字，地址，電郵，以及電話號碼（如果可以的話，固定電話和手機號碼都寫上）。同時，要確保也問了收信者的信息這樣你們就可以對你的投訴保持相關的聯繫。

保持複印你所發的所有信件和記錄日期。

如果你寫信時為了投訴特定的某一個人，你的信中僅限於他們的缺點，不要總體上去貶低他們的組織。如果你寫信時為了投訴這個公司的一個政策，不要侮辱收信人或者這個政策。只需要表明你的問題以及你想要如何解決這個問題。

通讀一遍，然後保持任何事情都是真實可信的正面態度。

在你寫信之前，花一點時間回想一下發生了什麼。當你已經把整個事件回顧一遍並且知道你想要什麼，想要如何去請求解決這個問題的時候，你就準備好寫信了。

不要發目擊者的言辭。事實上，如果你認為你可能要通過法庭來解決這件事的話，你可能需要保密的不僅是目擊者的陳述而且還包括他們的名字。同時也要記住，打官司的代價可能是昂貴的。在大部分情況下，尋求私下的協議會好一點，或者是通過仲裁。

這些是你可以發表你的投訴同時也可以看看其他人是否與這個公司有相同問題的消費者網站。

在信中包含有身體暴力，財產損壞或者生命或安全攻擊的威脅是犯法的。威脅可以被視為騷擾以及有充分的理由可以追求法律責任，並且它的處罰可以從罰款到監禁。為了自己，打消威脅的念頭。不要把它們寫進去，然後寄出去。