excel表格的35招必學祕技

Excel表格能夠方便的製作出各種電子表格，使用公式和函數對數據進行復雜的運算等，非常的實用！

操作方法

（01）如何讓不同類型數據用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大於等於2000元的工資總額以“紅色”顯示，大於等於1500元的工資總額以“藍色”顯示，低於1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大於或等於”選項，在後面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，並仿照上面的操作設置好其它條件(大於等於1500，字體設置為“藍色”；小於1000，字體設置為“棕色”)。3.設置完成後，按下“確定”按鈕。看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。

（02）如何建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Sheet2中，將企業名稱按類別(如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等)分別輸入不同列中，建立一個企業名稱數據庫。2.選中A列(“工業企業”名稱所在列)，在“名稱”欄內，輸入“工業企業”字符後，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類別”的列(如C列)，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標籤中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項後，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類別”填入單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。提示：在以後打印報表時，如果不需要打印“企業類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。

（03）如何快速複製單元格內容選中下面的單元格，按“Ctrl+'（為英文狀態下的單引號）”組合鍵，即可將上一單元格的內容快速複製下來。

（04）如何用視面管理器保存多個打印頁面有的工作表，經常需要打印其中不同的區域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨後出現的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)後，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行(或列)顯示出來，並重覆上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以後需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。

（05）如何使用自動填充快速複製公式和格式想用一種無需輸入數字的簡單方法在Excel中填充數字嗎？利用自動填充命令，你可以快速向相鄰的單元格複製數據、公式或格式。以下將説明具體的操作方法: 選擇希望複製的單元格，將光標移到選中單元格的右下角，光標將變成一個黑色的+號，點擊並按住鼠標右鍵不放，將光標拖過將要填充的單元格，鬆開鼠標右鍵，鼠標右擊，在出現的快捷菜單中單擊“以序列方式填充”，這一技巧可以在創建電子表格時節省大量時間。

（06）如何讓數據按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎麼辦?可採用自定義序列來排序。1.執行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標籤中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。

（07）如何把數據徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閲，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內容的單元格(區域)，執行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標籤的“分類”下面選中“自定義”選項，然後在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個英文狀態下的分號)。2.再切換到“保護”標籤下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。3.執行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼後，“確定”返回。經過這樣的設置以後，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。提示：在“保護”標籤下，請不要清除“鎖定”前面複選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。

（08）如何讓中、英文輸入法智能化地出現在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反覆切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?選中需要輸入中文的單元格區域，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標籤下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項後，“確定”退出。以後當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1箇中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。

（09）如何讓自動更正輸入統一的文本你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。1.執行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以後如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然後確認一下就成了。

（10）如何自定義函數Excel函數雖然豐富，但並不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：1.執行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開Visual Basic編輯窗口。2.在窗口中，執行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function4.關閉窗口，自定義函數完成。以後可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。

（11）如何在表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片後，按下“插入”按鈕，將圖片襯於整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉，同時選中這些單元格(區域)。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨後出現的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以後，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。提示：襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。

（12）如何用連字符“&”來合併文本如果我們想將多列的內容合併到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合併到一列中)。1.在D列後面插入兩個空列(E、F列)，然後在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式複製到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合併到E列對應的單元格中。3.選中E列，執行“複製”操作，然後選中F列，執行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容(不是公式)即被複制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合並工作。提示：完成第1、2步的操作，合併效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。

（13）如何打印成績常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人採取錄製宏或VBA的方法來實現，這對於初學者來説有一定難度。出於此種考慮，我在這裏給出一種用函數實現的簡便方法。此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式複製到B1至G1單元格中；然後，再同時選中A1至G1單元格區域，用“填充柄”將上述公式複製到A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3.調整好行高和列寬後，同時選中A1至G2單元格區域(第1位學生的成績條區域)，按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨後出現的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。4.同時選中A1至G3單元格區域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然後按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。

（14）如何讓Excel幫你選函數在用函數處理數據時，常常不知道使用什麼函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小範圍，挑選出合適的函數。執行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”)，然後單擊“轉到”按鈕，系統即刻將與“計數”有關的函數挑選出來，並顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。

（15）如何同時查看不同工作表中多個單元格內的數據有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容，可以利用Excel的“監視窗口”功能來實現。執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令，打開“監視窗口”，單擊其中的“添加監視”按鈕，展開“添加監視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格後，再單擊“添加”按鈕。重複前述操作，添加其它“監視點”。以後，無論在哪個工作表中，只要打開“監視窗口”，即可查看所有被監視點單元格內的數據和相關信息。

（16）如何為單元格快速畫邊框在Excel 2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨後彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然後在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯了邊框，沒關係，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然後在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨後彈出的調色板中選中需要的顏色後，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。

（17）如何控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析並彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel來説，也並不難。例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然後在“數據”下拉菜單中選擇“等於”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，並在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份。”字樣。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，並直到你輸入了正確“樣式”的數值後方可繼續錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。

（18）如何控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析並彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel來説，也並不難。例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然後在“數據”下拉菜單中選擇“等於”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，並在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份。”字樣。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，並直到你輸入了正確“樣式”的數值後方可繼續錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。

（19）如何成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。那麼如何對錶格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標籤名“Sheet1”，然後按住Shift鍵，單擊最後一張表格的標籤名“Sheet3”(如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什麼，我們發現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎麼辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然後在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這裏我們選擇“格式”一項，點“確定”後，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。

（20）如何改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。在Excel 2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分別是：“=UPPER(源數據格)”，將文本全部轉換為大寫；“=LOWER(源數據格)”，將文本全部轉換成小寫；“=PROPER(源數據格)”，將文本轉換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然後在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車後得到的結果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“ei”，然後我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那麼我們得到的結果就將是“ei”了。

（21）如何提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數據格，提取的字符數)”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數據格，提取的字符數)”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符後的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。

（22）如何把基數詞轉換成序數詞將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較複雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”後綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的。因此，實現起來似乎很複雜。其實，只要我們理清思路，找準函數，只須編寫一個公式，就可輕鬆轉換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式儘管一長串，不過含義卻很明確：①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”後綴；②如果第1原則無效，則檢查最後一個數字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那麼就用“th”。因此，基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕鬆和快捷。

（23）如何用特殊符號補齊位數和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數)”。比如，我們要在中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你還嫌不夠專業，要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿足你的要求。

（24）如何創建文本直方圖除了重複輸入之外，“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重複，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。比如我們首先製作一張年度收支平衡表，然後將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然後根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明瞭。

（25）如何計算單元格中的總字數有時候，我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣，那麼我們就可以用如下的表達式來幫忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創建一個新字符串，並且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格，然後計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出“空格”的數量，最後將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。

（26）如何轉換歐元這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時選擇的是默認方式，那麼很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然後在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”後Excel 2002就會自行安裝了。完成後我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，一個獨立的專門用於歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了。與Excel的其他函數窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區域”和“目標區域”，然後再選擇轉換前後的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換後的貨幣數值都是歐元的樣式了。

（27）批量轉換日期格式以前在Excel中輸入職工出生時間時，為了簡單都輸入成“yymmdd”形式，但上級部門一律要求輸入成“yyyy-mm-dd”格式，那麼一千多名職工出生時間肯定不能每個手工轉化。最快速的方法是：先選定要轉化的區域。點擊“數據→分列”，出現“文本分列嚮導”對話框。勾選“固定寬度”，連續兩次點擊“下一步”按鈕，在步驟三對話框的“列數據格式”中，選擇“日期”，並選定“YMD”形式，按下“完成”按鈕，以前的文本即轉化成了需要的日期了。

（28）如何快速選定“空白”和“數據”單元格在Excel中，經常要選定空白單元格，逐個選定比較麻煩，如果使用下面的方法就方便多了：打開“編輯→定位”，在“定位”窗口中，按下“定位條件”按鈕；選擇“定位條件 ”中的“空值”，再按“確定”，空白單元格即被全部選定。如果要選定只含數據的單元格，在上面方法的“定位條件”窗口中，選擇“常量”，再點“確定”，含有數據的單元格全部選定。

（29）如何增加工作簿的頁數單擊“插入→工作表”命令，即可在底部看到一個新名稱的工作表。

（30）如何將格式化文本導入Excel1、在Windows“記事本”中輸入格式化文本，每個數據項之間會被空格隔開，當然你也可以用逗號、分號、Tab鍵作為分隔符。輸入完成後，保存此文本文件並退出;2、在Excel中打開剛才保存的文本文件，出現“文本導入嚮導-3步驟之1”對話框，選擇“分隔符號”，單擊“下一步”;3、在“文本導人嚮導-3步驟之2”對話框中選擇文本數據項分隔符號，Excel提供了Tab鍵、分號、逗號以及空格等供你選擇。注意，這裏的幾個分隔符號選項應該單選。你在“預覽分列效果”中可以看到豎線分隔的效果。單擊“下一步”;4、在“文本導人嚮導-3步驟之3”對話框中，你可以設置數據的類型，一般不需改動，Excel自動設置為“常規”格式。“常規”數據格式將數值轉換為數字格式，日期值轉換為日期格式，其餘數據轉換為文本格式。單擊“完成”按鈕即可。

（31）如何快速輸入有序文本如果你經常需要輸入一些有規律的序列文本，如數字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用下面的方法來實現其快速輸入:先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個單元格中輸入該文本的前兩個元素（如“甲、乙”）。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時（我們通常稱其為“填充柄”），按住鼠標左鍵向後（或向下）拖拉至需要填入該序列的最後一個單元格後，鬆開左鍵，則該序列的後續元素（如“丙、丁、戊……”）依序自動填入相應的單元格中。

（32）如何輸入有規律數字有時需要輸入一些不是成自然遞增的數值（如等比序列:2、4、8……），我們可以用右鍵拖拉的方法來完成：先在第1、第2兩個單元格中輸入該序列的前兩個數值（2、4）。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時，按住右鍵向後（或向下）拖拉至該序列的最後一個單元格，鬆開右鍵，此時會彈出一個菜單（），選“等比序列”選項，則該序列（2、4、8、16……）及其“單元格格式”分別輸入相應的單元格中（如果選“等差序列”，則輸入2、4、6、8……）。

（33）如何巧妙輸入常用數據有時我們需要輸入一些數據，如單位職工名單，有的職工姓名中生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好“職工姓名序列”，以後輸入就快多了。具體方法如下：將職工姓名輸入連續的單元格中，並選中它們，單擊“工具→選項”命令打開“選項”對話框，選“自定義序列”標籤，先後按“導入”、“確定”按鈕。以後在任一單元格中輸入某一職工姓名（不一定非得是第一位職工的姓名），用“填充柄”即可將該職工後面的職工姓名快速填入後續的單元格中。

（34）如何插入“√”首先選擇要插入“√”的單元格，在字體下拉列表中選擇“Marlett”字體，輸入a或b，即在單元格中插入了“√”。

（35）如何按小數點對齊有以下兩種方法使數字按小數點對齊: 1.選中位數少的單元格，根據需要單擊格式工具欄上的“增加小數位數”按鈕多次，將不足位數補以0。 2.選中位數少的單元格，右鍵單擊選擇“設置單元格格式”命令，在彈出的窗口中單擊“數字”標籤，選中“數值”，在右面的“小數位數”中輸入需要的），程序就會自動以0補足位數。同樣，對於位數多的單元格，如果設置了較少的小數位數，程序會自動去掉後面的數字。

（36）如何將複製的單元格安全地插入到現有單元格之間如果你想要將一塊複製的單元格插入到其他行或列之間——而不是覆蓋這些行或列——可以通過下面這個簡單的操作來完成: 選擇你將要複製的單元格，單擊編輯菜單上的複製，在工作表上選擇將要放置被複制單元格的區域，然後按下“Ctrl+Shift+ +”，在插入對話框中單擊周圍單元格的轉換方向，然後單擊“確定”。現在，複製的單元格將插入到合適的位置，而你無需擔心它們覆蓋原有的信息。