如何寫商務備忘錄

商務備忘錄是一種公司內部的溝通方式。當然，如果是在兩公司間交流，也可以算作是對外方式。備忘錄一般用於傳達信息，比如，告知一個部門應完成的任務，或是需傳達到多人的公告。固定的備忘錄和郵件模板可以簡化我們的工作，但學會自己寫商務備忘錄也是很重要的。

自己寫商務備忘錄

（01）書端。這一部分包括這份備忘錄的接受者，發出者，日期及主題。其主題句較短，是對整篇備忘錄的概述。

（02）首段。備忘錄的第一段應清楚的表明其目的，並對主體內容所包含的信息有一個簡單描述。

（03）事件簡述。需要簡單説明一下為什麼發出這份備忘錄。描述事件的語句要簡單明瞭，強調重點，以事實為基礎。

（04）提出解決方案。如果該備忘錄提出了一個問題，在第三段應給出相應的解決方案，或者一些建議。如果目的是通知不大好的消息，則應在這一段給出所有可能的正面影響。

（05）在第四段給出總結。如果備忘錄很短，這一段則可有可無。但如果長度超過一整頁，則有必要對文中的要點進行總結，以確保要點不被遺漏。可以採用列表的方式使該段重點突出。

（06）最後一段要寫收到這份備忘錄的人需要做什麼，並給出任務完成的最後期限。再加上後續溝通需要的有關信息。

（07）簽名。一般不會強制要求，但有些公司要求在商務信函中，在打印版的發出者姓名上方加上手寫簽名。

（08）校正備忘錄。在備忘錄發出之前（不管是對內還是對外），確定內容沒有語法錯誤。如果備忘錄包含敏感信息，要根據公司規定，尋找合適的人對該備忘錄進行編輯和校正。

特別提示

選擇合適的稱謂。在社交場合的稱謂並不一定能在商務信函中使用。