如何寫商業信函

你需要寫一封完美、專業的商業信函嗎？大多數商業信函都遵循一個既定的易學的格式，你可以往裏面填充各種類型的內容。商業信函必須包含日期、發件人和收件人的信息以及一些主體段落。遵循以下這些步驟來做，需要的話做適當的修改，從而符合你公司的標準。

開始寫信函

（01）清楚格式。無論你寫什麼內容的信函，它的形式都有一些商業標準需要遵循。商業信函必須由常見的字體（如宋體和新羅馬體）輸入和組成。採用分塊分段，即開始一個新的段落的時候，點擊兩次“回車”，而不使用縮進。如果你要把這封信函打印出來並寄出，考慮在印有公司抬頭的信紙上打印。這樣可以讓它更專業，併為對方提供你的公司的標誌和聯繫信息。電子郵件業務信也必須用常見的字體。不要在商業電子郵件裏用手寫體，或者用黑色和白色以外的其他顏色。

（02）要把你公司的信息包括進來。列出你公司的名字、地址，把地址的每個部分分別寫在不同的行裏。如果你是個體經營户或者獨立承包人，用你的名字代替公司名字，或者寫在它的上面。如果你的公司有預先設計好的信紙，你可以使用它而不必輸入你的公司和地址。如果你正在輸入地址，它必須出現在頁面頂部，選擇左對齊還是右對齊取決於你和你的公司的偏好。

（03）寫上日期。寫出完整的日期是最專業的選擇。例如，寫“4月1日，2012年”或者“2012年4月1日”。這必須出現在寄件人地址的下方几行，並且左對齊。

（04）添加收件人的信息。以這樣的一個順序寫出收件人的信息：完整的名字、頭銜（如果適用）、公司名稱和地址，每一條信息都寫在單獨的一行，如果有必要，加上一個參考編號。收件人的信息必須寫在日期下方並左對齊。

（05）選擇稱呼。稱呼是表達尊重的重要指標，選擇什麼稱呼取決於你是否知道你要寫給誰，你有多瞭解對方以及你們的關係在哪個水平。參考下面的選項：若且唯若你不知道收信人的具體姓名時，採用“致有關人士”。如果你不太瞭解收件人，“親愛的先生/女士”是一個安全的選擇。你也可以使用收件人的姓氏和頭銜，例如“史密斯博士”。如果你很瞭解收件人，並且和他/她有親密的非正式的關係，你可以考慮直接用她的名字，如“親愛的蘇珊”。如果你不確定收件人的性別，只需輸入全名，如“親愛的克里斯•史密斯”不要忘了在稱呼後的逗號或“敬啟者”後的冒號。

組成正文

（01）使用正確的語氣。時間就是金錢，正如諺語所説，大多數商人討厭浪費時間。因此你的信的語氣應該是簡短和專業的。通過直指主題和第一段的簡潔評論讓你的信可以快速閲讀完。例如，你可以以“我寫信給你是關於……”開頭，從這裏寫下去。不要關心華麗的轉折、誇張的詞彙或漫長曲折的句子——你的意圖應該是需要儘可能地快速、清晰的溝通。為了簡明扼要，避免使用被動動詞，儘量別插入主觀評論。

（02）寫得清楚簡明。讓你的讀者準確地知道你想説什麼。如果你的意思表達得像水晶一樣透徹，你的讀者就會迅速做出反應。特別是，如果因為你的信你將會做出什麼動作或導致什麼結果，向對方闡明這一切。用盡可能少的話來表明你的態度。

（03）適當的時候用對話式的語言。信是人寫給人看的。儘量避免用通用信件——你不可能靠千篇一律的沒有人情味的信件與對方建立關係。然而，也不要用口語和俚語，如“你知道”、“我的意思是”、“想要”等等。保持語氣商業化，但也得是友好和友善的。如果你對收信人十分了解，增加一行友好的祝福也是不錯的。仔細判斷需要透露出多少個性化的東西。有的時候在商業環境中添加一點幽默是很有用的，但是在開玩笑之前要謹慎小心。你的信最有可能是要説服收信人做什麼事情：改變他們的想法，糾正一個錯誤，寄錢或採取行動。向對方證明自己有道理。

（04）要有禮貌。即使你寫的是投訴或什麼問題，你也可以很有禮貌。考慮收信人的地位並且提供在合理範圍內你所能做的事，表現得包容和樂於助人。

（05）總結一下。在最後一段，總結你的觀點，並且清晰地勾勒出你的行動計劃或者你期望收信人做什麼。注意收信人可能會因為一些問題或疑慮而聯繫你，要對他/她説謝謝，因為對方關注了你的信件/事件。

結束信函

（01）選擇一個結尾。結尾，如上文的稱呼，是尊重和禮節的一項指標。“你真誠的”或“真誠的”是最普遍最安全的選擇；也可以考慮“熱忱”、“恭敬”、“問候”和“敬啟”。稍微不那麼正式但是依舊專業的結尾包括“一切都好”、“真摯的祝福”、“温暖的問候”和“謝謝”。在你的結尾後面使用一個逗號。

（02）簽署這封信。留大約四行來簽字。在你打印它之後簽字，如果你是通過電子郵件發送的，掃描你的簽名圖像並附加到信的這個位置。藍色或黑色墨水最好。

（03）包括輸入你的名字和聯繫方式。在你的簽名下方，輸入你的名字、聯繫電話、電子郵件地址或其他適用的聯繫方式。給每一條信息單獨的一行。

（04）如果有必要的話，加上“附件”。如果你要附上額外的文件給收件人檢閲，在你的聯繫信息的下方用幾行字標出包括文檔的數量和類型，如“附件（2）：簡歷，小冊子”。

完成信函

（01）編輯信。口頭陳述是專業的一個重要因素。想確保讓你的收信人輕易地看出你的能力，就要仔細審查改正信裏那些錯誤的地方。在你的文字編輯器上檢查拼寫錯誤，並且在你寄出之前通讀一遍。問問你自己這封信是否明確和簡潔。有沒有哪一段超過了3到4句話？如果有，看看是否可以刪去不必要的陳述句。如果信函十分重要，你也許希望一個朋友或同事幫你看一看。有的時候第二雙眼睛可以幫助你看到你沒有注意到的錯誤或尷尬的措辭。

（02）寄信。發送電子郵件，或者通過郵局寄信，使用商務信封（如果可以，用印有公司商標的）。整齊地打印你的寄件地址和收信人的地址。把信折三折，這樣收信人就會首先看到頂層，然後是底層。確保你貼上了足夠的郵票，然後寄出。如果你感到你的筆跡太潦草，不符合你的專業角色，用文字處理器輸入你的地址，再通過打印機打出信封。

特別提示

用一支質量好的筆來寫信函。

如果你寫的是一封複雜的信函，考慮先寫一個大綱。<br/>列出你想添加的主題，不用在意順序。<br/>每一個主題都列出關鍵詞、例子、論據和事實。<br/>檢查你的大綱裏的每個主題和你的目的以及受眾的關聯性。<br/>去掉不是很有用的部分。<br/>把信息按對你的讀者最好的順序來排列

及時。如果你不能在一個星期之內全面迴應，告訴收信人，並且提醒他/她什麼時候可以得到你的迴應。

強調積極的一面。談論你做的到的，而不是你做不到的。例如，如果一樣商品脱銷了，不要告訴客户你不能填寫訂單，相反地，告訴他們產品非常受歡迎，你已經賣完了。然後告訴他們什麼時候你可以給他們訂單。

不要用太生硬和強硬的語氣——記住，你是在用商業信函嘗試改善或開始一段商業關係。

不要使用太多的奉承。一個真心的讚美是可以接受的，但是過分了，就表明你需要靠奉承，而不是用實力去做你的工作。