如何寫好會議通知?

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會議通知看似簡單的公文，其實也是非常重要的，如果寫得不好，不但會讓人誤事，還會讓別人覺得自己做事馬虎，影響自己在領導心目中的形象，不利於以後的發展。如何寫好會議通知呢？

操作方法

（01）掌握會議通知的幾大要素：會議通知的要素是時間、地點、參加人員、會議主題、會議主持人。如果是外部的會議通知，還要寫明報到地點、攜帶資料、路程説明。這些必須寫得準確、簡明扼要、清楚，如果這些都丟三落四、含糊不清，很容易讓人產生誤解，耽擱時間。寫好會議通知，一定要慎重、嚴謹，最好請別人審核一遍，因為自己有時很難發現錯誤。

（02）會議通知的格式和主題：會議通知有特定的格式，一般分為標題、主送單位、會議主題、抄送人員、會議主持單位、日期。主題相當重要，會議主題是會議的討論重點。整個會議要圍繞這個主題進行，不能偏題；如果沒有會議主題，則很可能會漫漫而談、甚至會發生無休止的爭論，造成的結果是：花了很多時間，卻沒有解決實質問題。

（03）會議通知的發送時間：會議通知至少要提前二、三天發送，因為各個參加人員要準備報告材料；如果是年度總結大會，更要提前，有時甚至得要提前一個月，因為準備材料的時間很長。如果是日常定期的會議，則可以隨意點。

（04）會議通知的通知形式：一般黨政機關的會議通知都是打印在紅頭信紙上，通過書信的方式發送至各單位、部門；如果是企業內部的會議，以前也有紅頭信紙，隨着電子化辦公的發展，現在已經改成為郵件發送；郵件發送時，主送和抄送名單要設定好，主送為參加會議人員，抄送為總經理、總監等高層人物。

（05）會議通知的佈置：負責會議通知的人，一般要提前佈置會場，會場佈置包括：準備投影儀、凳椅、麥克風、錄音筆、筆記本電腦、整理各部門人的PPT文件、會議簽到表、食物和水，會議前與各參加人員的到籤情況。

（06）寫好會議紀要：會議的目的肯定是為了解決一些問題，會議正常進行後，負責寫會議通知的人，還得寫《會議紀要》，記載會議討論的重點、和發生的問題。會議紀要最好用筆記本電腦進行，打字速度要快，而且能迅速抓住重點。寫會議紀要最簡單的方法是用EXCEL表格記載，寫明發生問題、負責人、問題分析，要求解決問題的時間。會議紀要寫好後，要發送至各參加人員，並落實後續問題的跟蹤解決。