如何做好檔案文件的歸檔整理工作

機關單位或者企業在長期的運轉中都會產生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費着我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定週期後必不可少的工作，那麼，如何做好檔案文件的歸檔整理工作呢？

操作方法

（01）將全部文件收集起來。文件歸檔工作是按一定週期進行的，可能是一年，也可能是一個季度，因此進行歸檔工作時，首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保後期歸檔工作順利進行。

（02）按照相關章程進行篩選。一般來説，沒有當前和後期參考、使用或執行價值的文件無需保存，此類文件可以首先剔除並進行銷燬，剩餘文件則可根據本機關單位關於文件歸檔管理的具體要求進行篩選。

（03）劃分類別和級別。篩選工作完成後，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門名稱進行橫向分類，再按照上下級的隸屬關係進行縱向排列，無法劃分級別的文件，可酌情與本部門文件並列歸檔。

（04）確定保管期限。凡是在本機關實體及其職能上能構成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其餘歸檔文件可根據其價值的影響時長及相關規章制度來預留足夠的保管期限，不可過早銷燬。

（05）修繕文件內容。對於文件中存在的疏漏或損毀等情況，檔案管理人員需要諮詢文件來源處的同事，獲取正確內容並對文件進行修補增刪，另外還需要規範文件紙張大小及裝訂物以便保存。

（06）對文件進行編號。檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序將關聯緊密的紙質文件先裝訂成一個基本單位，再按照類別、級別和時間裝訂成一個二級單位，然後用歸檔章編號。

（07）裝盒並編制檢索目錄。按照文件上歸檔章的信息將所有文件打印一份目錄，文件依次裝盒，規範填寫檔案盒上各個項目並編號，編號要統一連貫，最後彙總所有文件目錄，方便後期快速查閲檔案。